El Auditor Operativo, debe basar su preparación
en administración general, teoría de la
organización, auditoria, economía, costos,
psicología general y social, comercialización,
finanzas, administración de personal, producción
política y estrategia de empresas entre otras
mas.
vi. No debe entorpecer las operaciones normales
de la empresa.
Las características del medio externo y sus
iteraciones con la empresa, caen dentro del ámbito de la
auditoria operativa.
4. Metodología de la Auditoria
Operativa
Si suponemos que se trata de auditores externos sin un
conocimiento detallado de la entidad auditada y sin que sus
ejecutivos manifiesten preferencia alguna para el examen recaiga
en un determinado subsistema de la organización, la
metodología que usaremos pera examinar la entidad
será:
i. Etapa Preliminar: conocimiento previo de la
empresa.ii. Etapa de Estudio General: definir las
áreas críticas, para así llegar a
establecer las causas últimas de los problemas. Se
debe poner hincapié en los sistemas de control
internos administrativos y gestión de cada
área.iii. Etapa de Estudio Especifico: se puede
establecer la relación entre los problemas visibles y
potenciales y las causas que en verdad lo
originaron
El auditor debe generar un modelo de control.
Con el material ordenado se procede aun análisis
del problema, con el fin de formular los juicios que conozcan al
diagnostico real de la situación y también a un
pronostico.
iv. Etapa de Comunicación de Resultados:
es un informe que proporciona una opinión meditada,
experta e independiente en relación a la materia
sometida a examen, con su evidencia
correspondiente.
La estructura del informe debe contener:
Objetivo de la auditoria.
Metodología.
Alcance del trabajo.
Diagnostico.
Recomendaciones.
Pronostico.
Anexos.
v. Etapa de Seguimiento: el auditor debe ver
que las debilidades han sido solucionadas.
Si el auditor es de la empresa no tiene para que conocer
y se salta esta etapa.
5. La Auditoria y el Control de la
Empresa
Se pueden dar varias definiciones de lo que es el
control de empresas:
Es la verificación de sí todo ocurre
en una empresa conforme al programa adoptado, a las ordenes
dadas y a los principios admitidos.Es el análisis permanente de las desviaciones
entre objetivos y realizaciones y la adopción de las
medidas correctoras que permitan el cumplimiento de los
objetivos o bien su adaptación necesaria.
Las formas de control mas utilizadas pueden
ser:
Intervención
Inspección
Control interno
Auditoria externa: Es el examen de los estados
financieros realizado de acuerdo con ciertas normas por un
profesional cualificado e independiente con el fin de
expresar su opinión sobre ellos.Auditoria interna: Es el examen de las actividades
contables financieras y de otro tipo, echo de la
organización de la empresa, para ayudar a la
dirección general.
Ante esta gran diversidad de formas de control, en la
actualidad se consideran como las formas mas sustantivas de
control, las siguientes:
Control de gestión: Función de
síntesis realizada en el mas alto nivel de la
estructura.Auditoria interna: Labor de análisis que
completa en extensión y profundidad la labor del
control de gestión.Auditoria externa : Labor de comprobación
posterior, realizada por una persona u organismo externo a la
empresa
Normas y Herramientas de
la Auditoria Operativa
1. Normas de la Auditoria
i. Necesidad de las Normas
La auditoria es una actividad profesional, por lo tanto
el auditor debe procurar que sus servicios sean de calidad y alto
nivel.
Se podría pensar que el nivel profesional se
obtiene estudiando y estableciendo procedimientos mínimos
obligatorios, pero la auditoria no es una actividad
mecánica que acepte la aplicación de reglas o
formas de actuar rígidas.
El ser auditor exige un juicio profesional,
sólido y maduro para:
Determinar los procedimientos a seguir.
Juzgar los resultados obtenidos.
Adaptarse a circunstancias cambiantes de los
negocios.
Para satisfacer la necesidad de asegurar un servicio
sobre bases mínimas de calidad, rigidizarlo mediante la
exigencia de cumplir con determinados procedimientos, se
acordó establecer principios mínimos fundamentales
que puedan definirse en términos generales, a los cuales
se les llamo normas de auditoria.
A medida que la auditoria fue evolucionando, los
organismos pertinentes tomaron conciencia de la necesidad de
establecer estas normas a las cuales debían ajustarse los
profesionales dedicados a esta labor. Y ello porque la
adopción de normas en materia de informes y demás
aspectos importantes de esta actividad, contribuyen a mejorar el
servicio que los auditores prestan a sus clientes.
Las normas hacen comprensibles el alcance de los
auditores y su responsabilidad, tanto para los auditores como
para los clientes. Pero de ninguna manera estas normas implican
restringir la libertad del auditor.
La definición de norma en la auditoria se puede
expresar como lo siguiente:
Normas de auditoria son los requisitos mínimos de
calidad relativos a la persona del auditor y al trabajo que
desempeña, los que se derivan de la naturaleza profesional
de la actividad de auditoria y de sus características
específicas.
En conclusión, la normalización de una
actividad establece un conjunto de formalidades y
características fundamentales que forman la identidad de
dicha disciplina y constituyen los requisitos de calidad que
rigen la actividad del auditor, el desarrollo del trabajo, las
conclusiones y recomendaciones que deben comunicarse a las
personas u organismos respectivos.
ii. Normas de la Auditoria Operativa
En un inicio no había normas para esta auditoria,
la operativa pero si se sabia lo que se necesitaba y su marco
conceptual, se empezaron a adaptar las normas de la auditoria
tradicional.
La auditoria operativa necesita para evaluar normas o
estándares de comparación para juzgar y medir la
función que se esta analizando.
Por ejemplo para evaluar la función
administrativa se necesita, al igual que la Auditoria de Estados
Financieros que la contabilidad se realice con respecto a lo
establecido por la contabilidad general.
Debido a que no existen normas, cualquier persona que
audite puede estar confundida ante que decisiones tomar o que
juzgar. Por este motivo desde ahora, las normas serán las
exigencias que enmarcan el trabajo profesional del auditor y que
le plantean en su que hacer requisitos de calidad, respetando en
esto el nombre de la auditoria tradicional otorga a estas reglas
de conducta personal.
Normas Personales
Estas normas son las más inconmovibles, ya que
son propias de las personas. En toda labor de auditoria, el
profesional debe tener adiestramiento, pericia, idoneidad,
independencia y experiencia.
Las normas que a continuacion se mencionaran son
adaptadas de la Auditoria de Estados Financieros:
a. El auditor debe ser una persona que,
teniendo titulo profesional oficialmente reconocido y o la
habilitación legal correspondiente, debe tener
entrenamiento técnico, experiencia y capacidad
profesional para ejercer la auditoria operativa.
En Chile no existe jurisprudencia explicita de que un
auditor operativo deba tener el titulo de Auditor, como si es el
caso de la Auditoria de Estados Financieros, pero se considera
que si debe tenerlo ya que este profesional tiene
especialización en este área, aunque un ingeniero
también tiene especialización en cuanto a la parte
administrativa.
La especialización técnica y profesional
es imprescindible para el auditor operacional.
b. El auditor debe realizar su trabajo y
preparar su informe con cuidado y diligencia
profesional.
Cuando el auditor entrega su informe, tiene que avalar
todas las conclusiones que en el se encuentran.
c. El auditor debe mantenerse en una
posición de independencia a fin de garantizar la
imparcialidad y objetividad de sus juicios.
La independencia del auditor debe abarcar los aspectos
económicos como el personal (mental), es decir no tener
influencias.
Esta norma es difícil de implementar si el
auditor operacional es interno, por que él conoce a sus
compañeros además por la dependencia
económica o jerárquica que él
tenga.
d. El auditor debe ser responsable de
transmitir y difundir sus conocimientos y experiencia, con el
objeto de perfeccionar y prestigiar la
profesión.
Ya que como esta disciplina es relativamente nueva
necesita de un cuerpo teórico integral que la norme,
describa y explique.
Normas a la Realización del
Trabajo
a. El trabajo de auditoria debe comprender una
adecuada planeación y supervisión de los
colaboradores.
Toda auditoria representa la realización de un
proceso que debe ser orgánico y coherente, a desarrollarse
en un periodo determinado y condicionado a las
características de la empresa que se audita y a los
objetivos que se persiguen con el examen. Para la
realización de estos objetivos el auditor debe tener
trabajadores dependientes a él para controlar y planificar
las actividades, además si tiene colaboradores
también se deben controlar. Para lo anterior se debe
preparar un plan general de auditoria que incluirá, como
mínimo:
Los objetivos del trabajo
Los aspectos fundamentales del control interno y del
control de gestión a evaluar.El alcance del trabajo que se considera necesario
para permitir al auditor emitir responsable y
documentadamente su informe.Los procedimientos de auditoria y el momento que se
aplicaran.Los recursos materiales y humanos necesarios a su
distribución.
b. El trabajo de auditoria debe comprender un
estudio y evaluación adecuados de los sistemas de
control internos y de control de gestión vigentes en
la entidad examinada, para determinar la naturaleza,
extensión y oportunidad de los procedimientos de
auditoria a aplicar.
Para el auditor operativo, la evaluación del
sistema de control interno le ayudara a establecer en principio,
las causas de los problemas en la gestión
analizada.
También el auditor operacional debe evaluar el
sistema de control de gestión existente para saber como es
la calidad de la administración y eficacia, eficiencia y
economicidad de la empresa.
c. El trabajo de auditoria debe comprender la
obtención, mediante la aplicación de
procedimientos de auditoria, de evidencia comprobatoria
valida, pertinente y suficiente, que permita respaldar las
aseveraciones contenidas en el informe.
Toda conclusión debe estar respaldada, ya que se
esta evaluando las decisiones administrativas.
Normas Relativas al Informe
El auditor operacional tiene que emitir un informe en
cambio el auditor de estados financieros debe emitir un
dictamen.
En este informe se exponen la evaluación,
sugerencias y recomendaciones para mejorar la gestión
administrativa
a. El informe debe contener un pronunciamiento
respecto de la eficiencia, eficacia y economía de la
gestión administrativa en la materia o área
sometida a examen.
La auditoria operativa busca evaluar estos tres
componentes y por lo tanto se deben decir como están
funcionando.
Toda la información que se pone en el informe
debe ser justificada ya que esta será leía por los
directivos superiores para ocuparlos como
retroalimentación.
b. El informe debe contener como mínimo
lo siguiente:
Objetivo da la auditoria y motivo de su
realización.Metodología utilizada, enfatizando los
procedimientos que permitieron reunir la evidencia
sustentatoria.Alcance y limitaciones del examen.
Hechos o circunstancias importantes analizados o
diagnostico.Sugerencias y recomendaciones necesarias.
Pronostico de la información.
Y todo otro elemento o información que, a
juicio del auditor, mejore la comprensión del
informe.
Esta norma muestra la estructura y contenido del
informe.
c. El informe debe ser entregado oportunamente
para asegurar su óptima utilización.
La dinámica en que se desarrollan las empresas,
las decisiones que se toman, tienen que ser rápidas, ya
que las organizaciones cambian muy rápido. Es por este
motivo que el informe debe estar en el momento preciso para que
se tomen las decisiones pertinentes.
d. El informe debe reunir, como mínimo,
las características de: materialidad,
precisión, practicabilidad, integridad, veracidad,
concisión, claridad, oportunidad,
prudencia.
Materialidad: El informe debe estar enfocado hacia
los aspectos fundamentales de la materia bajo examen, sin
detenerse en errores o deficiencias que no son significativos
en el contexto total.Precisión: La información debe ser
apta y convenientes para los requerimientos del
usuario.Suficiencia: La información, debe
además, reunir los atributos necesarios para
transmitir su utilización, esto es, resolver problemas
y mejorar la gestión administrativa.Integridad: El contenido del informe ha de ser
exhaustivo, en el sentido de incluir, por lo menos, todos los
elementos esenciales de la situación
auditada.Veracidad: La información presentada debe
expresar fielmente los acontecimientos reales, sin omisiones
ni deformaciones de ningún tipo.Concisión: La exposición requiere
estar sintetizada en grado tal que sea compatible con el
tiempo disponible de quien lo va a leer y analizar, sin
perder por ello la claridad de las ideas y conceptos
vertidos.Claridad: El informe debe ser redactado en lenguaje
de fácil comprensión, para evitar problemas de
comunicación derivados de una excesiva
especialización de la fuente y/o del
receptor.Oportunidad: La información debe emitirse en
tiempo y lugar conveniente para el usuario.Prudencia: El auditor debe ser cauto en la
información entregada, evitando infidencias y riesgos
innecesarios.
i. Concepto de Técnica
Como se ha dicho el auditor emite un juicio de la
empresa de una parte o en su totalidad, y estos juicios deben
sustentarse en evidencias sustentables (los esfuerzos del auditor
deben dirigirse hacia la obtención de esta
evidencia).
En la auditoria las técnicas son, métodos
o modos de actuar que permiten al auditor obtener
información destinada a sustentar, con evidencia
suficiente y pruebas autenticas, su opinión o juicio sobre
alguna materia objeto de su análisis e
investigación.
En consecuencia, no es la técnica misma la
importante, sino que lo es su validez como herramienta de
investigación seria y confiable, y la propiedad y
oportunidad de su aplicación a cada circunstancia en
especial.
La norma es, en consecuencia, una regla de
aceptación general que, sin rigidizar el trabajo del
auditor, lo condiciona sanamente. Esto significa que, en su labor
de búsqueda de evidencias a través de los
cumplimientos de los procedimientos apropiados, debe aplicar
aquellas técnicas que la practica y su ideonidad
profesional le indiquen como convenientes, enmarcando en las
normas de auditoria.
ii. Tipos de Técnicas
Los tipos de técnicas pueden ser:
a. Estudio General
Es el estudio y análisis de los aspectos
generales del problema, situación y/o empresa, que puedan
ser significativos en su calidad de información para el
auditor.
Se concentrara mediante:
El examen de la documentación:
Revisión de escrituras, actas de directorio,
juntas o comités; manuales de organización, de
descripción de cargos, de procedimientos; correspondencia
relacionada con la organización y marcha del ente;
organigramas; declaraciones de políticas y
filosofía de administración, todo lo cual debe
otorgar conocimiento del área o entidad
examinada.
La información ocular:
Apreciación real, obtenida por el
auditor.
Descripciones Escritas:
Son las características del sistema o de una
situación especifica a evaluar, pueden ser explicaciones
sobre las funciones de la empresa, procedimientos registros,
formularios, archivos, recursos, etc.
Lo importante es escribir lo visto aunque el auditor
debe tener la habilidad de escribir en forma clara y
concisa.
b. Entrevista
Es recoger información formulando preguntas a los
empleados relacionados con el problema.
Entonces el auditor debe tener mucho tacto para plantear
las preguntas y dar validez a las respuestas.
Se deben planificar las entrevistas a efectuar, y
así aprovechar mas el tiempo. La respuesta a una sola
pregunta es una parte minúscula en la formación de
la opinión, las respuestas a muchas preguntas,
relacionadas entre si, pueden suministrar elementos de juicio muy
satisfactorios.
El único problema de planificar las entrevistas
es que pueden mecanizar la información.
También si el auditor no desea tener un
cuestionario en la entrevista, hace la entrevista más
amena y puede tener un clima mas grato, además si hace
esto debe tomar buenas notas resumidas que después le
ayuden en su labor.
c. Correlación con Información
Conexa
Cada vez que el auditor obtenga información que
le sirva de evidencia para la formación de un juicio,
deberá relacionarla con la información conexa de la
propia empresa y/o del medio relacionado, con el objetivo de
constatar tanto su confiabilidad y validez como que sea
concordante con el concepto, políticas, filosofía
de administración y cultura organizacional del ente
examinado. Servirá para tal constatación que ya
estuvo en vista al practicar el examen general, en especial
manuales y documentos emitidos por la empresa sobre su
organización y modo de administrar.
d. Confirmación
Es para tener la confirmación de las entidades
ajenas a la organización respectos de ciertos temas que le
interesen al auditor para que le ayuden a su trabajo.
Por ello estas entidades deben ser independientes de la
empresa, además la información que ellos emitan se
debe entregar directamente al auditor.
e. Observación
El auditor debe estar alerta ante cualquier
situación que se produzca y todas las actividades que se
llevan a cabo.
La idea es ver que nada este fuera de lo
normal.
Es una técnica de aplicación muy general y
su aporte no es muy concluyente, pues el auditor no la puede
vincular a procedimientos específicos de
verificación.
f. Análisis
Se examina cuidadosamente la información
recopilada. Se comprueba la calidad de la información y su
relevancia ante los hechos advertidos en las etapas de
investigación, para poder definir el o los problemas,
precisar su significado y trascendencia, identificar sus causas y
buscar las soluciones.
g. Otras Técnicas
Técnicas tales como árboles de
decisión, CPM, PERT y otras mas ayudados por las
estadísticas, matemáticas, probabilidades,
programación lineal, la computación ,etc. ayudan a
los administradores a tomar mejores decisiones , estas
técnicas también las utiliza el auditor operativo,
entonces, el debe saber como utilizarlos, además debe
tener un asesor que tenga este tipo de conocimientos.
Tanto las técnicas de proyección y de
control mencionadas, como aquellas propias de la ciencias de la
administración o investigación operativa, que
proporcionan un arsenal moderno, principalmente
matemático, y que permiten calcular eficazmente el valor
de políticas directivas alternativas, son herramientas o
técnicas que el auditor debe poder utilizar cuando examina
la administración. Asimismo, también ellas pueden
ser objeto de auditoria en cuanto a la oportunidad, propiedad y
eficacia con que se manejan.
iii. Procedimientos de Auditoria
El auditor en general, no forma a su juicio de una sola
técnica, sino que aplica muchas de ellas para un mismo
hecho.
El Instituto Mejicano de Contadores Públicos, en
su boletín numero 2 de octubre de 1956 ha definido los
procedimientos de auditoria, diciendo que son: "el conjunto de
técnicas que forman el examen de una partida o un conjunto
de hechos o circunstancias".
Se pueden formular programas generales y pormenorizados,
según el grado de detalle. Los primeros se limitan a un
enunciado genérico de los procedimientos y técnicas
a aplicar, los segundos son mas detallados en la
descripción de los procedimientos y técnicas de la
auditoria (procedimientos es el curso de acción y de las
tareas a realizar).
El programa de auditoria es un excelente elemento de
control de avance del equipo de auditores.
iv. Programas de Auditoria
Es planificar el trabajo general, además es debe
ser una guía de las tareas del examen en forma precisa y
orientadas a hechos o áreas especificas, con
explicación de lo que debe hacerse.
El programa de auditoria es un enunciado,
lógicamente ordenado y clasificado, de los procedimientos
de auditoria que han de emplearse y en que oportunidad se
aplicaran.
3. Criterios de Auditoria
i. Concepto
En mayo de 1968, John C. Burton escribió en "The
Journal of Accountancy" un articulo denominado "Auditoria
Administrativa", en el cual manifestaba que para delinear el
marco dentro del cual pudiera desenvolverse tal tipo de
auditoria, debían considerarse varios aspectos, uno de los
cuales era el formular normas de desempeño del gerente si
se quería algún sentido de la evaluación de
su conducta.
Es tas normas debían servirte para poder evaluar
lo observado en la realidad.
Cualquier evaluación implica comparar, entonces
hay que tener una norma o pauta contra la cual comparar la
situación real.
La auditoria operativa no tiene estas pautas que regulen
en el desempeño administrativo, y para comparar se han
utilizado las experiencias personales de cada auditor.
Cada vez que el auditor operativo evalúa una
situación especifica, una conducta, una decisión o
resultado determinado debe efectuar la comparación entre
lo observado y un modelo, pauta, norma o criterio de
desempeño administrativo, lo que debiera permitirle emitir
un juicio sobre la materia observada que determine si el
fenómeno o actividad bajo examen esta siendo bien
realizado o presenta errores o debilidades que es preciso sean
corregidas.
En Estados Unidos y Canadá, han salido
publicaciones con normas para ayudar a los auditores a comparar
lo observado.
ii. Formulación de Normas
El auditor operativo, en consecuencia, enfrentado a la
necesidad de emitir un juicio, para lo cual necesita practicar
evaluaciones y por ende, también comparaciones, si no
cuanta con normas o criterios de auditoria formuladas previamente
que regulen el desempeño administrativo que se esta
examinando, deberá abocarse a la tarea de definir tales
normas, para lo cual es recomendable sujetarse al siguiente
itinerario:
Primero: determinar las normas teóricas que
rigen la materia o función en examen.Segundo: estas normas creadas serán sujetas a
pruebas. La norma teórica afectada por estas
circunstancias y características, dará paso a
la norma tipo.Tercero: la norma tipo a su vez es afectada por
propias políticas, planes, programas y estilo de las
operaciones de la empresa o área auditada. Así,
él auditor corrige la norma tipo, adecuándola
al ente o función específica que esta bajo
examen.
La norma obtenida a esta altura se llama norma
corregida.
Cuarto: la norma corregida, apropiada para la
empresa o función auditada, deberá examinarse
en relación a las condiciones que plantea el medio
ambiente a dicha empresa o función bajo
examen,
La coyuntura política y económica y los
factores externos tales como la competencia, la moda, los cambios
tecnológicos, etc., indudablemente que influyen, y
darán origen a la norma definitiva o criterio de
auditoria, que utilizara el auditor en el proceso de
evaluación al que debe someterse el resultado de sus
observaciones.
Esta metodología propuesta, no pretende ser el
único camino para definir normas o criterios de auditoria
racionalmente formuladas, sino que significa una forma de
eliminar la subjetividad que afecta a las normas para la
evaluación originadas solamente en la experiencia y
criterios del auditor.
Administración de
la Auditoría Operativa
1. Introducción
Como la auditoria operativa es una actividad, debe ser
planeada y administrada por los colaboradores, para llegar en
forma eficaz y eficiente al objetivo.
2. Planificación de la Auditoria
Operativa
A través de la etapa preliminar del modelo
metodológico propuesto, el auditor se interioriza de los
principales antecedentes y características de la empresa,
lo que permite diseñar un plan general de la
auditoria.
Con este plan el cliente decide si la
investigación se hace o no. Si se acepta se debe
especificar al cliente cuanto durara la investigación (con
cierta flexividad).
i. Determinación de los
Objetivos
Para determinar los objetivos hay que saber que
necesidades del cliente se van a satisfacer.
Junto con la determinación de los objetivos, una
buena planificación implica dejar establecidas todas las
políticas, procedimientos y reglas que regulan la conducta
del grupo.
Si se tienen claros los objetivos, al auditor no se le
pueden exigir respuesta que no se consideraron.
ii. Orientación de la
Auditoria
Al definir los objetivos, también hay que definir
el campo de acción que se evaluara.
La investigación deberá ceñirse a
un ámbito de acción lógicamente
correspondiente con el objetivo.
El grado de amplitud del trabajo puede variar desde la
organización en su totalidad y sin otra limitación
que la impuesta por los dueños, hasta determinados
subsistemas.
Se puede modificar la orientación de la auditoria
si al finalizar la etapa de estudio general del modelo
metodológico usado, se ve la necesidad de investigar
ciertas áreas.
iii. Metodología de la Auditoria
Operativa
Características
Todas las metodologías deben adaptarse a cada
caso de estudio.
No es lo mismo auditar la gestión financiara de
una compañía manufacturera que la de la gerencia de
operaciones de una aerolíneas. Tampoco si se trata de la
primera auditoria o si se han hecho varias.
También si los ejecutivos se cambian mucho o no.
Todas estas situaciones, determinan las características
reviste la utilización de la metodología, para cada
auditoria especifica.
Contenido
Una auditoria tiene varias etapas y cuando se obtengan
resultados se podrá programar con precisión y en
detalle lo que sigue.
Todo modelo de metodología, solo cobra vida al
darle sentido real y pragmático. Aun que el modelo
teórico es general, va a variar cuando se aplique a cada
caso (esto lo hace dinámico).
Los objetivos generales de un programa de auditoria
son:
Planificar, guiar y dirigir el desarrollo profundo
del examen.Controlar la ejecución del
trabajo.Proporcionar un ordenamiento, sistemático
para definir y administrar coordinadamente la
aplicación de los procedimientos de auditoria,
evitando omisiones.Coordinar los recursos humanos y establecer las
autoridades responsabilidades, uniformando criterios de
acción.
El contenido de los de cada programa dependerá
mucho del grado de división del trabajo aplicado. Algunos
de los puntos importantes que debe incluir son:
Identificación del objetivo de la Auditoria:
se orienta a los encargados para materializar el
programa.Identificación de las áreas a
examinar: al separar el trabajo por áreas se facilita
la distribución y ejecución.Información y tareas que debe proporcionar al
área auditada: se especifica que tareas y/o
informaciones deben ser realizadas y/o entregas al
cliente.Definición de los procedimientos
seleccionados: deben ser enunciados en forma clara, precisa y
ordenada. Este ordenamiento es una secuencia lógica de
ejecución, estableciendo la coordinación
necesaria con otras actividades o procedimientos por
aplicarse en distintas áreas comprendidas dentro de la
auditoria.Indicación del alcance de los procedimientos:
debe indicarse la extensión con que se utilizaran los
procedimientos. Cobra aquí especial importancia el
muestreo estadístico, para establecer
científicamente la muestra que se deberá
seleccionar, con el objeto de inferir de su examen las
conclusiones aplicables al universo de operaciones,
actividades y sectores considerados en la
auditoria.Oportunidad en que deben aplicarse los
procedimientos: la adecuada distribución de las
pruebas y procedimientos con el tiempo permitirá
dosificar el desarrollo del trabajo, evitar las demoras y
atrasos en el programa y cumplir con los plazos
estipulados.Tiempo estimado para cada procedimiento: esta
estimación posibilita un control permanente de la
labor que se efectúa, en comparación con los
tiempos reales consumidos.Asignación de tareas: se distribuirá
el trabajo total a realizar entre los componentes del equipo
de auditoria, en la forma mas racional posible.
El auditor al momento de planificar el trabajo, debe
estimar el tiempo necesario para realizar la auditoria. Debe
afinar esa estimación hasta segmentarla por etapas y fases
de la metodología a ocupar.
El grado de dificultad y confiabilidad en la
obtención de la información necesaria, varia de
empresa en empresa, y en consecuencia, el tiempo requerido
también. Por lo tanto, el modelo es valido en cuanto a su
secuencia de etapas, pero el tiempo debe ajustarse.
3. Organización de la Auditoria
Operativa
i. Selección de Equipos
La auditoria posee una connotación fuertemente
cualitativa, por lo que no basta con hacer un listado de los
conocimientos que el auditor debe poseer, por el contrario se
requiere de una conjunción de factores, los que se pueden
representar por:
¿Quiénes van a realizar la auditoria
operativa?¿Que deben saber?
¿Que experiencia y condiciones deben
tener?¿Cuál debe ser su perspectiva y
motivación?
En cuanto a la primera pregunta de pueden advertir dos
grupos:
Auditores, loas que por su formación
profesional y experiencia están en condiciones de
conducir y realizar el trabajo en forma óptima en cada
una de las etapas.Especialistas, que están relacionados con la
materia a auditar, se integran en forma permanente o
transitoria.
La segunda pregunta sobre el conocimiento de las
personas, esta se puede agrupar en dos grupos:
Conocimientos sobre administración general,
contabilidad, costos, teoría de decisiones,
teoría de la organización, finanzas,
producción, comercialización, personal,
política y estrategia de empresa.
Estos conocimientos dan el contexto para el desarrollo y
aplicación de la auditoria operativa.
Conocimientos específicos de las
particularidades de la empresa y de sus funciones, para estar
en condiciones de concretar el trabajo en forma objetiva,
pragmática y flexible.
La tercera pregunta busca definir que experiencias deben
tener los auditores, es fundamental que hayan vivido los
problemas, conocer la organización, como por ejemplo su
giro, tamaño, patrimonio, sector al que pertenece.
Además deben saber trabajar en equipos y comprender los
puntos de vista de los otros especialistas.
Importantes condiciones son aquellas le permiten crear y
mantener una buena relación interpersonal con los
integrantes de la organización. El tacto, la cautela y la
discreción son los atributos ineludibles para cualquier
auditor operativo, dado que trabaja mas con personas que con
documentos y a ellas afectan mas en su informe.
Para la última pregunta, por la misma naturaleza
de la investigación, el auditor operativo desarrolla lazos
naturales de estimación con las personas que forman la
empresa en algunos casos.
Como se sabe lo que el cliente espera de él, el
auditor debe mirar la situación a la que se enfrenta y su
contexto, la entidad, desde una perspectiva amplia y
constructiva. Debe tener conciencia que debe ayudar,
críticamente, a través de una nueva actitud
mental.
El auditor debe sentir la seguridad de que la empresa
intentara solucionar los problemas que el encuentre.
ii. Asignación de Tareas
Definidos los objetivos, determinados los planes y
conformado el equipo, se procede a asignarlas horas y las
tareas.
Para ello es necesario considerar algunos
criterios:
Conocimiento que posee cada uno de los miembros del
grupo.Habilidades y capacidades personales.
Experiencias vividas.
Preferencias que pueden tener y que sean compatibles
con otros criterios.Complejidad, importancia y requerimientos de cada
tarea.
La dirección del equipo siempre debe ser ejercida
por profesionales que tengan alta capacidad técnica,
humana y conceptual, de acuerdo a, la labor que se
efectúa.
La estructura interna del equipo debe ser clara y debe
mantener una estabilidad durante la auditoria.
4. Ejecución y Control de la
Auditoria
i. Control sobre la Marcha
Los objetivos de una adecuada ejecución y control
del trabajo son:
Optimizar la coordinación y las relaciones
humanas entre el equipo.Supervisar las actividades.
Analizar los avances del programa, solucionando en
el momento las dificultades que hay.Evaluar las situaciones relevantes que se hayan
detectado, ya sean negativas o positivas.Que las evidencias obtenidas sean evaluadas por el
profesional con mas experiencia, para que los juicios
emitidos sean los mas acertados.
El equipo de trabajo encargado de ejecutar la auditoria
debe ser controlado considerando dos planes:
Control cuantitativo: en relación al tiempo
que se destina a cada fase y etapa, el cual no debe
sobrepasarse.Control cualitativo: en relación al avance y
calidad de lo desarrollado. Debe ser periódica ya que
se debe seguir el programa.
ii. Desviación de los
Objetivos
Lógicamente ocurrirán desviaciones entre
lo que se desea hacer y lo que ha sido posible alcanzar en la
realidad. Estas desviaciones deben ser detectadas a tiempo para
intentar solucionarlas con cierta prioridad de acuerdo a su
impacto. Cabe considerar la naturaleza de cada desviación,
su frecuencia, causas que lo originaron y en que medida
entorpecen el cumplimiento de los objetivos.
El grupo debe haber un sistema de información
para una buena coordinación de los tiempos, conocer el
grado de avance, las dificultades del terreno para así
poder determinar las desviaciones. Además este sistema de
información debe ser claro y expedito.
iii. Correcciones Internas
Del análisis de las desviaciones se deben
concluir las medidas para contrarrestar los efectos. así
se enmienda el rumbo del trabajo, para así proteger la
calidad del trabajo.
La existencia de un proceso retro alimentador
(planificación – ejecución – control
– planificación) permitiría tomar decisiones
oportunas.
La implementación hecha por el auditor, para
solucionar los problemas, es la que obviamente presenta una mayor
ventaja.
Las correcciones dan sentido al control de la auditoria,
porque constituyen el eslabón intrínsicamente
positivo y corrector de la acción. Estas medidas son
internas y deben trascender al cliente.
iv. Control del Resultado Final
Es la última etapa del trabajo y es como un
control de calidad de un producto terminado.
El auditor a cargo y su equipo, deben preguntarse si
están satisfechos por el resultado final que van a
entregar al cliente.
En este punto de la investigación se ha de
evaluar, con que eficacia se llevo a cabo la auditoria, es decir,
su calidad, oportunidad, costos, alcance y valides también
el rendimiento que se obtuvo del trabajo, todo esto en
relación a al planificación.
Se debe evitar las sugerencias que se dieron en trabajos
anteriores, porque la auditoria operativa enfrenta situaciones
siempre distintas y cambiantes.
Metodología de la
Auditoría Operativa
1. Necesidad de una Metodología
Propia
La metodología se define como la ciencia del
método, según el diccionario, es un modo razonado
de obrar o hablar, aplicado en forma habitual.
En este sentido, la metodología propuesta es un
conjunto armónico de métodos debidamente estudiados
para el desarrollo de la auditoria operativa. Es un programa de
acción, un camino a utilizar por el auditor para el logro,
de los objetivos de la evaluación.
Una metodología propia para la auditoria
operativa, es necesaria por las siguientes razones:
Para un mejor aprovechamiento de los
recursos.
La auditoria operativa debe ser hecha por un equipo
multidisciplinario. Una buena metodología permite
aprovechar al máximo las capacidades de cada
miembro.
Para ser consecuentes con la auditoria.
La auditoria operativa es un proceso sistemático
de evaluación y por esto deben ocupar estrategias,
tácticas y métodos, recursos, etc. para efectuar
una labor profesional. No se puede prescindir, entonces, de una
metodología.
Para reforzar el desarrollo de la auditoria
operativa
Como esta auditoria es nueva, la metodología que
se use, debe establecerle modo en que se hace el examen y se debe
documentar para poder ayudar a esta área
profesional.
2. Características Científicas de
la Metodología
Se dice que la ciencia es un estilo de pensamiento y de
acción, tal vez el mas universal y provechoso de todos. El
modo como trabaja la ciencia para alcanzar su objetivo se
denomina método científico.
La finalidad de aplicar este método es
incrementar el conocimiento.
El método científico es un modo de tratar
los problemas intelectuales, no cosas, instrumentos o personas.
En consecuencia, puede utilizarse en todos los campos del
conocimiento.
El método científico implica seguir los
siguientes pasos:
Enunciar preguntas bien formuladas y
verosímilmente fecundadas.Plantear conjeturas, fundadas y contrastables con la
experiencia, para contestar a las preguntas
(formulación de hipótesis).Derivar consecuencias lógicas de la
conjeturas.Seleccionar técnicas para someter las
conjeturas a contrastación. Asegurarse de la
relevancia y confiabilidad de dichas
técnicas.Efectuar la contrastación e interpretar sus
resultados.Estimar la pretensión de verdad de las
conjeturas y la fidelidad de la aplicación de las
técnicas.Establecer los dominios en los cuales valen las
conjeturas y las técnicas, formulando los nuevos
problemas y situaciones derivadas de la
investigación.
El método propuesto en la primera parte de este
trabajo tiene tres características del método
científico:
Avanza gradualmente a partir del conocimiento
acumulado anterior y el nuevo queda sujeto a prueba y
corrección.Entrega verdades parciales, no finales. Estas son
aproximaciones.Se corrige a si mismo. Puede identificar sus
errores.
La metodología propuesta para la auditoria
operativa sigue el método de las aproximaciones sucesivas,
en tal forma que cada una de sus etapas le permite al auditor
acercarse mas a las soluciones buscadas y a los hechos que el
intenta conocer.
Las etapas a desarrollar implican la ejecución de
un plan de conocimiento gradual de la materia bajo examen,
obteniendo cada vez mayor precisión sometidas a un proceso
de revisión y control realimentador, en virtud del cual
detecta sus errores y los corrige sobre la marcha.
Esta metodología separa los problemas para
analizarlos individualmente, pero en forma simultanea, los
combinan e interrelaciona bajo distintos criterios.
El proceso se inicia por la empresa (sistema), la cual
es dividida en áreas y funciones (subsistemas) para una
vez identificados los problemas parciales, busca las
interacciones con la organización total.
Ello habilita al auditor para integrar los elementos
estudiados a la luz de las características de sinergia y
recursividad, pudiendo así llegar a conclusiones y
recomendaciones aplicables a los objetivos generales de la
entidad.
3. Elementos de
Administración
Aquí se describirán los elementos a los
que se dirigirá la metodología a
aplicar.
El auditor, en primer lugar, debe ver si los objetivos
están bien establecidos o no, también las normas y
las políticas, planes de acción y la estructura de
la organización, también lo deben estar. Pero no
basta con determinar la existencia de aquellas directrices
generales (o de referencia), sino que es necesario profundizar
mas, inquiriendo como, cuando y porque fueron formuladas, con que
bases e informaciones, mediante que procesos, en que
oportunidades y con que participación. Interesa
además conocer que coherencia guardan los planes, el grado
en que la estructura organizativa y la delegación de
autoridad ayudan o dificultan el cumplimiento de los objetivos y
políticas. Es fundamental evaluar el proceso de toma de
decisiones y el estilo de administrar (quien toma las decisiones
más importantes, cuando y como).
Estas directrices traslucen las intenciones e ideas que
desean seguir los ejecutivos. Además se debe saber que
relación tienen los dueños con los administrativos,
para determinar la adecuación que tiene antes las
contingencias.
En segundo lugar, la implementación de las
decisiones para lograr los objetivos (que se miden en forma
tributaria), y determinar las actividades a
desarrollar.
Estas directrices para la implementación
también deben guardar estrecha cohesión entre
sí, pues no entendemos un programa cuya meta sea
desconocida o procedimientos y técnicas de trabajo sin una
coordinación y planificación previas.
Es también punto obligado de análisis para
el auditor la consistencia que exista entre el nivel de
referencia (sistema) y el de implementación (subsistema),
donde se evidenciara que relación hay entre las
declaraciones de la gerencia general y las medidas tomadas para
hacer cumplir sus decisiones. Aquí se requiere entrar ya
en la operatividad de las directrices, en el sentido de imprimir
acción al sistema y llegar a resultados reales.
Por lo tanto el auditor debe coordinar las directrices
ya que ellas dan las conductas de los sistemas, para el logro de
los objetivos generales y esto no es una tarea
fácil.
Los sistemas de comunicación de la
información proveerán los antecedentes para este
tipo de coordinación por lo tanto también debe
interiorizarse en este sistema (la información es una
entrada con la cual se toma una decisión).
Estos sistemas de comunicación e
información dan las condiciones para una buena
interrelación entre las partes de la empresa,
además de una retroalimentación para la misma. Por
lo tanto el auditor debe conocer las interacciones del sistema,
su intensidad, tipo, dirección, oportunidad, costo y
frecuencia de estas informaciones, de esta forma el auditor
tendrá una visión global del sistema.
La motivación de los administrativos hacia los su
personal es muy importante, ya que estos últimos son los
que llevan a cabo las decisiones que toman los directivos
superiores. Este tema también es de importancia para el
auditor operativo.
Además es de importancia la forma y el grado de
control que tienen los administrativos para evaluar los
objetivos, en los diversos niveles del sistema. Esto implica un
análisis de la eficacia de los resultados y de la
economía y eficiencia en la obtención y uso de los
recursos. La dirección debe procurar que todas las salidas
de los sistemas sean las correctas para la organización.
Interesa conocer que mecanismos de control existen, quien y como
fueron establecidos, que pautas de comparación utilizan y
quien las fijo; cuales son los puntos de control identificados en
la estructura y como fueron definidos. En seguida, hay que
evaluar el funcionamiento de tales mecanismos de control, como
asimismo identificar labores concretas de evaluación. Esta
puede ser una parte del control, en la medida que se analizan las
diferencias entre el logro real y la pauta; pero una
situación también puede evaluarse desde el punto de
vista de la moral interna o de una decisión, a las cuales
es difícil aplicar un concepto de control. Incluso puede,
y a menudo debe, evaluarse el propio mecanismo de control y sus
normas de comparación.
Y por ultimo el auditor operativo debe tener presente
las variables externas que tienen una relación con la
organización y que la afectan, estas son la competencia,
las políticas del gobierno (tributarias, arancelarias,
laborales, etc.), la inflación, etc. La
organización necesita del medio externo las entradas y el
medio externo necesita las salidas de la organización, por
esto se debe determinar cuales de estas variable afectan mas en
un momento dado. Por lo tanto hay que comprender el medio
ambiente, porque si se tienen situaciones desfavorables no se
puede mantener modelos rígidos de conducta, sino que hay
que adaptarlos a la situación del momento, pues de otro
modo el sistema muere.
4. Universalidad del Modelo
Propuesto
La metodología que se explicara es de
aplicación universal. Esta característica,
ineludible para un modelo de metodología, proviene de
algunos de los elementos y conceptos que concurren a su
formulación, como son:
Sus características en el método
científico.Los elementos propios de la administración
sobre los cuales se efectúa el examen.El enfoque sistemático adoptado para concebir
y analizar a la organización.
La aceptación universal del método
científico, como forma de investigación para
analizar cualquier campo del conocimiento humano, nos lleva a
considerar que la metodología presentada, en virtud de
adherir estructural y conceptualmente al lineamiento general de
aquel, tiene iguales posibilidades de aplicación en forma
amplia y universal, al objeto del estudio o auditoria.
La administración es universal, así que de
eso no hay que dudar.
Por ultimo, al aplicar un concepto o enfoque de sistema
el ente, organización, área o función que se
somete al examen de la auditoria operativa, estamos utilizando
también un concepto de universalidad para la materia
auditada, al cual se adaptara el modelo de
investigación.
El biólogo Vienes Ludwig Von Bertalanffy, hizo
estudios sobre teoría de sistemas en él
comprobó que entre algunas ciencias ciertos conceptos son
los mismos, cuando son considerados como sistemas.
Bajo este concepto de sistema, dentro del cual hemos
concebido la organización, tanto en su estructura como en
su gestión administrativa, cabe explicar la idea de
universalidad en análisis y conocimiento propios de la
metodología para la auditoria.
En conclusión, el método a utilizar tiene
sus raíces en el método científico, realiza
el examen sobre la administración y la calidad con que
esta se ejerce sobre la organización y conceptualiza al
ente organizativo como un sistema dentro de un supersistema y
compuesto por subsistema sometidos a jerarquía y
recursividad propios de la teoría general de sistemas de
talla universal.
5. Modelo Metodológico para la Auditoria
Operativa
i. Introducción
Este modelo es general y debe adaptarse a cada caso a la
profundidad de cada etapa dependerá de cada
auditor.
Este método tiene dos supuestos:
La auditoria operativa s realizara por parte de
auditores externos, que no conocen mayormente la
entidad.La administración superior de ella no muestra
ninguna preferencia para efectuar el examen en algún
subsistema determinado de la organización.
Con este marco las etapas a seguir para tener un
conocimiento preciso de la situación, el contexto en que
se encuentra la obtención de las evidencias, la
formación e juicios y opiniones, proposiciones y
pronósticos por parte del auditor:
Etapa de estudio preliminar.
Etapa de estudio general.
Etapa de estudio especifico.
Etapa de comunicación de
resultados.Etapa de seguimiento.
ii. Etapa de Estudio Preliminar
a. Introducción
En esta etapa se tiene un conocimiento general de la
entidad y del medio externo. Esto es necesario para iniciar las
conversaciones con el cliente, analizar sus necesidades formular
un plan muy general de acción y eventualmente llegar a un
acuerdo con él para realizar la auditoria
operativa.
Este plan debe incluir, a lo menos, el objetivo del
trabajo, su extensión, el tiempo estimado de
duración, el grupo que se haría cargo de la labor y
ciertos elementos materiales requeridos.
Dentro de esta etapa se distinguen dos fases:
Recopilación de antecedentes.
Establecimientos de objetivos.
b. Recopilación de
Antecedentes
Las primeras actividades deben encaminarse a obtener
información en relación a aspectos tales
como
Razón social, domicilio y ubicación
geográfica de la oficina matriz y
sucursales.Objetivos fundamentales.
Giro de la empresa y productos que
fabrica.Naturaleza jurídica y reglamentación
orgánica.Sector económico al que pertenece y organismo
a cuya fiscalización esta sometida.Conexión con grupos
económicos.Nombre de los ejecutivos superiores, miembros del
directorio y origen de su representación.Composición del patrimonio.
Tamaño de la entidad: capital, volumen de
ventas, número de personas, dispersión y
cobertura geográfica, numero de clientes y
proveedores, participación en el mercado.Posición económica y
financiera.Estadísticas respecto a ventas,
producción, endeudamiento y otras.Diversificación de productos.
Características de la competencia.
Variables políticas, culturales, sociales y
económicas que la afectan.
Con toda esta información el auditor delinea el
diseño general del trabajo como la duración del
examen, cantidad de personas y costo de ellas y aspectos que le
interesen al cliente.
Los antecedentes anteriores señalados pueden ser
obtenidos, entre otras, de las siguientes fuentes:
Memorias de la entidad.
Balances y otros estados financieros y
económicos públicos.Actas del directorio.
Conversaciones con directores y ejecutivos actuales
y/o anteriores de la empresa.Instituciones financieras y otros
acreedores.Informes de otras auditorias.
Informes de trabajos de consultoria.
Federaciones o confederaciones de las cuales la
entidad es miembro.Revistas especializadas.
Organizaciones gremiales.
Carpeta permanente de la empresa.
c. Establecimiento de los Objetivos
Tal como se ha señalado, el auditor debe llegar a
un acuerdo con el cliente para determinar:
Que espera el cliente de la auditoria.
Que de ello es posible satisfacer y cuan factible es
la auditoria.Que se va a buscar concretamente (objetivos y
alcance).Que recursos deben estar en condiciones de
proporcionar el cliente y en que momento.Cuales son las fechas tentativas de inicio y
término del trabajo.Otros aspectos.
Todo esto marca un plan de acción y de
presupuesto, que de ser aceptada por el cliente se da el inicio a
la auditoria operativa.
iii. Etapa de Estudio General
a. Introducción
En esta etapa se definen las áreas
críticas o estrategias en las cuales se va a profundizar
el estudio, para después llegar a la raíz de los
problemas o situaciones conflictivas detectadas.
Con este objeto, debemos conocer el sistema de
administración aplicado; los principales subsistemas de la
organización, sus conductas y la forma como contribuyen al
logro de los objetivos totales; los sistemas de control
existentes en general, y toda otra información que se
considere útil para el desarrollo de la
auditoria.
En grandes organizaciones es casi imposible que la
investigación recaiga simultáneamente sobre toda la
organización, y por lo tanto se debe aplicar en una parte
de ella.
En esta etapa se comprende de las siguientes
fases:
Fase de conocimiento general de la
unidad.Fase de evaluación del control de
gestión y del control interno
administrativo.Fase de análisis.
Fase de determinación de áreas
criticas.
b. Conocimiento General de la
Entidad.
Es profundizar la información general recopilada
para obtener un marco de acción para así poder
desarrollar las fases siguientes.
Entonces el auditor aumentara su conocimiento en
aspectos como:
Objetivos operativos de la empresa y de sus
principales unidades.Políticas generales y de cada
área.Estrategia y tácticas en uso.
Utilización de índices de
gestión.Nombre y características de sus principales
ejecutivos.Estructura formal de la
organización.Estructura informal y características del
personal de la empresa.Estado de la relación entre el personal y la
gerencia.Estructura de los sistemas de información y
de comunicaciones.Productos de fabrica y/o comerciales.
Canales de distribución.
Volúmenes de producción y/o de compras
y ventas por producto.Márgenes de contribución.
Ubicación geográfica de las
plantas.Clasificación y ubicación de los
clientes.Características del mercado y naturaleza de
la competencia.Nivel de los inventarios.
Tipos de procesamientos de la información
utilizados.Sistemas de autorizaciones por nivel.
Nivel y estructura del endeudamiento.
Situación de caja y proyecciones.
Proyectos de inversión.
Características del proceso
productivo.Características de la tecnología en
uso.Fuentes de materias primas e insumos.
Influencias políticas, económicas,
sociales y culturales del medio, etc.
El auditor debe verificar en forma directa el
funcionamiento de la empresa (como los computadores, procesos
productivos, productos que fabrica, plantas, etc.)Como
también entrevistarse con los principales
ejecutivos.
Además puede tener información de
documentos en los cuales hagan referencia a decisiones tomadas,
organigramas, manuales de procedimientos y organización,
de las relaciones industriales, balances, costos, listado de
cumplimiento de metas, etc.
c. Evaluación del Control de
Gestión y Administrativo
El control de la gestión abarca todos los
subsistemas de la empresa y sus conductas y el sistema de control
debe reflejar cualquier desviamiento de estos subsistemas
respecto a sus proyecciones. Así se puede ver que
subsistemas son los que necesitan un examen.
El control de gestión se apoya en una efectiva
planificación y en un sistema organizado de
información, a la vez que esta integrado en el proceso
decisional, evaluar dicho control como parte de la auditoria
implica necesariamente examinar la existencia y funcionamiento de
estos elementos, que son las expresiones primarias del proceso de
la administración de cualquier ente.
Además debe evaluarse el sistema de control
interno administrativo, no solo en relación a la
protección de los activos y confiabilidad de la
información financiero y contable, sin que también
en la eficiencia en las operaciones y la adhesión a las
políticas. Se requerirá examinar si la
administración ha adoptado las acciones tendientes a
implementar el sistema en su estructura y
operación.
Los aspectos que el auditor operativo debe considerar en
esta fase son:
La existencia de un sistema de planificación
y sus principales características.La existencia de un sistema de información
administrativo y sus principales
características.La implementación de los dos sistemas
anteriores por niveles, que permita actuar por
excepción.La existencia de herramientas de control para
evaluar la gestión por áreas clave de la
empresa.El grado de integración del sistema de
control de gestión en uso y los elementos de que se
compone.El uso de indicadores de comportamiento cuantitativo
y cualitativo de la gestión.Las características del proceso de toma de
decisiones y su relación con el control y la
planificación.Los controles establecidos acerca de toda la
información que circula en la entidad
(recopilación, proceso, análisis y
comunicación).La adecuación de la estructura formal a los
objetivos operativos del sistema empresa.La flexibilidad en el diseño de dicha
estructura.La implantación de procedimientos formales
para la necesaria integración y coordinación
entre las diferentes unidades administrativas.La subordinación de estos procedimientos a
los objetivos y políticas del ente.La formulación de presupuestos y de un
sistema de control presupuestario que cubran todas las
áreas de importancia.La existencia de un sistema de costos para medir la
contribución de cada producto a las utilidades,
valorizar los inventarios y ayudar a determinar precios de
venta.La existencia de análisis de cargos, con su
respectiva descripción y su
especificación.La implantación de políticas y
programas coherentes de selección, capacitación
y evaluación del personal.La existencia de una unidad de auditoria interna,
cuyos programas incluyan la evaluación de la
gestión administrativa; el conocimiento de los
mencionados programas y su aplicación.
La evaluación de estos controles se tienen que
comparar con los principios del control, la teoría
administrativa y organizativa, así puede ver las
fortalezas y debilidades del control de la empresa.
d. Análisis
Se debe comparar lo observado con los requisitos
mínimos de calidad que aseguran un adecuado
control.
Además se debe establecer el número de
desviaciones en cada área y su impacto en la
gestión total.
De esta forma se señala que subsistema de la
administración falla en el control.
e. Determinación de las Áreas
Criticas
Con la información que el auditor posee, puede
jerarquizar las áreas criticas para profundizar el
examen.
Los antecedentes a considerar son:
El resultado de la evaluación del control
interno administrativo y de gestión.El interés de los directivos de la
organización.La importancia relativa de cada área, en
cuanto a la naturaleza de sus operaciones, su complejidad y
los riesgos que involucra.Los resultados de otras auditorias.
Los juicios que adicionalmente se haya formado el
auditor respecto de la calidad de la
administración
Con esta información se puede hacer un
predianostico de la situación y cambiar el rumbo de la
investigación si es necesario (previa conversación
con el cliente).
iv. Etapa de Estudio Especifico
a. Introducción
El objetivo de esta etapa es determinar cuales son las
causas de los problemas detectados, además de las
operaciones realizadas en ellas, sus relaciones con la empresa y
con el medio. Además debe evaluarse el control de dicha
área.
Las fases de esta etapa son:
Fase del conocimiento especifico del área (s)
crítica(s).Fase de evaluación del control interno
administrativo y del control de gestión
específicos.Fase de búsqueda de relaciones
causa-efecto.Fase de análisis y evaluación de
evidencias probatorias.Fase de preparación del diagnostico y
pronostico.
b. Conocimiento Especifico del Área
Critica
El objetivo de esta fase es obtener información
sobre todas las características internas de ella, para
establecer un marco de acción.
Se debe saber:
Los objetivos, planes y políticas
establecidos por la gerencia para el área.Sus metas, programas y presupuestos de
operación, a mediano y largo plazo.La coordinación entre objetivos, planes,
políticas, metas, programas y presupuestos.La estructura formal del área.
La estructura informal de la misma y su
interrelación con lo formal.La concordancia entre la estructura formal y los
objetivos, metas y políticas definidos.La información que emite, procesa y recibe el
área.Las características de sus ejecutivos y
personal correspondiente.Las relaciones con otras áreas, con la
administración superior y con el entorno.El tipo y cantidad de recursos que
emplea.La autonomía relativa al área y su
importancia en el sistema total.Los procedimientos y métodos de
trabajo.La motivación del personal.
Etc.
Ahora con esta información el auditor debe
formular un modelo teórico de control interno
administrativo y de gestión del control para el
área. Después con este modelo se compara con la
realidad. Además este modelo debe asegurar el logro
eficiente, eficaz y económico del área.
Llegado a este punto, el auditor esta en condiciones de
especificar los requerimientos de control del área, para
luego proceder a verificar si realmente se cumplen.
c. Evaluación del Control Interno
Administrativo y de Gestión Especifico
El objetivo de esta fase es definir el alcance y
profundidad de los procedimientos de auditoria a
aplicar.
Para evaluar el control se deben basar en los
componentes del sistema y su operación, a través de
su estructura.
Con el modelo teórico del control formulado y los
datos recopilados se deberá proceder a definir en forma
generalizada el problema, para poder en seguida definir el
programa de auditoria a seguir.
d. Búsqueda de Relaciones
Causa-Efecto
En esta fase se reúnen las evidencias suficientes
para los juicios que el auditor va a formular.
Se define el programa de auditoria, este servirá
como guía en la evaluación de los problemas.
Además los objetivos de este programa es la
búsqueda de las fallas.
El alcance del programa específico de auditoria
estará determinado básicamente por:
Los resultados de la evaluación del control
interno administrativo.Las tendencias que señale la
evaluación del control de gestión y los propios
indicadores de gestión.La experiencia del equipo de auditoria.
El programa puede ir variando en la medida que se
necesite.
Los procedimientos y técnicas del programa de
auditoria deben ser los mas adecuados para reunir las evidencias.
Para la elección de estos es muy importante la experiencia
del auditor.
Se deben acumular las evidencias que permitan emitir una
opinión, ello implica obtener antecedentes del área
auditada y comprobar la su veracidad y confiabilidad.
La veracidad y confiabilidad de los antecedentes se
comprueba a través de los procedimientos y técnicas
que el auditor eligió. El auditor en este punto debe estar
satisfecho y una vez que lo este esta listo para emitir un juicio
sobre la situación.
e. Análisis y Evaluación de las
Evidencias
Una vez finalizado el programa de auditoria hay que
evaluar las evidencias reunidas (tal como se dijo en la fase
anterior).
Los antecedentes se estudian separadamente. Este examen
comprende:
Evaluar el alcance del trabajo realizado.
Evaluar la representatividad de los antecedentes
reunidos.Evaluar la correspondencia existente entre los
antecedentes en cuestión y la materia motivo de
análisis.
El alcance determina las suficiencias de las evidencias
como para sustentar un juicio.
La representatividad de los antecedentes establece si
ellos son validos, es decir, si reflejan verdaderamente la
situación real del área.
La correspondencia entre evidencias y materias bajo
análisis revela si las primeras son pertinentes, en el
sentido de referirse al área en estudio y no a
otra.
f. Preparación del Diagnostico y
Pronostico
Una vez verificados los antecedentes se tiene un
panorama preciso de la realidad auditada y así poder
emitir un diagnostico de la situación.
Este diagnostico debe incluir causas que ocasionaron el
problema y la eficacia, eficiencia y economía con que este
problema afecta a la empresa y los juicios del
auditor.
Con esta base el auditor señalara recomendaciones
que permitan solucionar los problemas y sus consecuencias, para
que los administrativos adopten las medidas pertinentes ,
además estas recomendaciones deben ser aplicables en la
empresa, por lo que el auditor debe tener mucho criterio en sus
proposiciones.
Luego, ha de preparar su pronostico. Para ello, debe
estimar conversando con el cliente, la evolución del marco
externo que mas efectué a la organización a mediano
y largo plazo, y una vez hecho esto, proyectar el manejo de la
entidad en términos de las variables que ella control, en
la alternativa de considerar descartar las recomendaciones a la
dirección.
Ahora se confecciona un borrador que debe ser discutido
con el cliente y los afectados por este informe, así se
pueden evitar los malos entendidos y sorpresas, además con
las conversaciones con estas personas, le podrán decir al
auditor la existencia de algunas evidencias que el no
considero.
v. Etapa de Comunicación de
Resultados
Ahora ya se esta en condiciones de hacer el informe de
la auditoria operativa. En el se explicaran los objetivos y
alcance del trabajo, la metodología utilizada,
áreas criticas (con los problemas y causas) y el
enjuiciamiento de ellas en términos de eficacia,
eficiencia y economía, también las soluciones y
recomendaciones.
El ordenamiento del informe podría
ser:
Objetivo de la Auditoria: al clasificar el
propósito del y la necesidad que satisface, es
más fácil darle un sentido de unidad al informe
y lograr una mejor recepción de él por quienes
no estaban cabalmente informados del origen del
examen.Metodología Utilizada: este punto
expone la rigurosidad científica da la auditoria y la
validez de los juicios que emite.Alcance y Limitaciones del Trabajo: es
importante señalar cual fue el ámbito sometido
a la evaluación y la muestra analizada, para que el
receptor conozca el marco de referencia utilizado para los
juicios que se formulan.
Es igualmente importante consignar la razones que han
podido impedir una plena y libre realización de la
auditoria, limitando de esta forma las opiniones, del equipo
profesional.
Diagnostico: deben dejarse establecidos los
hechos y circunstancias que caracterizan la situación
en estudio y sus aspectos positivos y negativos, latentes y
evidentes.
Estos hechos pueden clasificarse en: generales de la
entidad y específicos de ciertas áreas, en orden
descendentes de urgencia y relevancia para la entidad.
En este punto, debe incluirse el juicio sobre el grado
de eficacia, eficiencia y economía de la
gestión.
El diagnostico de la situación es la base para
formular las sugerencias y recomendaciones del caso.
Sugerencia y Recomendaciones: son las medidas
que, a juicio del grupo de trabajo, permitirán a la
organización lograr mas eficaz, eficiente y
económicamente sus objetivos, solucionando sus
actuales problemas, previendo otros y aprovechando al
máximo las posibilidades que el medio externo y sus
propios recursos le ofrecen.Pronostico: la auditoria operativa debe
formar un juicio orientado hacia el futuro, a fin de ayudar
al usuario a visualizar cual será la situación
del ente evaluado si se adoptan las medidas correctivas
propuestas, o se toma la decisión de no considerarlas
o de hacerlo solo parcialmente.
Esta proyección de una situación en el
tiempo es uno de los mayores aportes que pueda realizar el equipo
de la auditoria operativa a la dirección superior y, para
ello debe ponderar cuidadosamente las variables internas como las
externas que determinaran el contexto futuro.
Cuando se entrega el informe el auditor da constancia
del cumplimiento del trabajo y la dirección evalúa
el trabajo que el hizo, su utilidad, valorización de
resultados y conveniencia de haber hecho la auditoria.
Es importante que el informe cumpla los requisitos
expuestos en las normas.
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